Från infra- till infostruktur

Vare sig det handlar om dokumenthantering, innehållshantering (CMS), webbpublicering, BLOG-hantering, portaler eller specialapplikationer ställer införande av nya webbsystem stora krav. Ett framgångsrikt införande kräver en genomtänkt metod eller projektmodell som tar hänsyn till bland annat verksamhet, informationsstrukturer, innehåll, ansvarsfördelning, förankring, utbildning och driftsplaner. Det är ingen större mening med att sätta upp en "informationsfabrik" om det inte finns några resurser att bemanna den med eller det saknas idéer för hur den skall fungera.

Ett framgångsrikt CMS-införande kräver ett omfattande analys- och utredningsarbete liksom att berörd personal blir involverad på ett tidigt stadium. I förlängningen handlar det om att ersätta gammal infrastruktur med en helt ny struktur. Vi talar om att ersätta befintlig infrastruktur med en ny Infostruktur och med det helt nya grundförutsättningar för vårt arbete.

Följande korta hållpunkter är viktiga för ett lyckat projekt:

1. Bygg evolutivt
Gärna en mindre och enkel lösning första gången, som sedan kan byggas på allt mer allteftersom kraven ökar och organisationen skolas in.

2. Förankra och gör berörd personal delaktig på ett tidigt stadium.
Ett CMS kräver en informationsorganisation, ju mer decentraliserad och spridd desto bättre (högre penetration). Hos personalen finns värdefull kunskap som måste tas tillvara i ett tidigt skede, innan några låsningar skett.

3. Utbilda tidigt
Utbildning i och på systemet är kanske det bästa testet. Förutom att organisation kommer att kunna nyttiggöra investeringen omgående kommer den stämmas av med utgångspunkt från syfte, behovslösning, användbarhet och felfrihet.

4. Gör ordentliga informations- och infologianalyser, dokumentera och utvärdera
Ett CMS eller andra övergripande webbsystem kommer att utgöra en väsentlig del av den nya infostrukturen. Precis som alla andra avgörande investeringar krävs det att det finns ett noggranna underlag. Vilket är syftet? Vilka är vinsterna? Vilken information handlar det om? Skall det finnas service- eller affärsfunktioner? Producerar vi egen information eller hämtar vi den? Vem svarar för innehållet? etc

5. Korta iterarationer med feed-back
Undvik s.k. vattenfallsprojekt. Inga ”black-box”-projekt där månader av isolerat arbete plötsligt dyker upp som en överraskning för användarna. Arbeta med korta iterationer (utvecklingscykler) med färdiga (del-) resultat som kan testas, utvärderas och stämmas av kontinuerligt.